Styled Shooting organisieren: die Checkliste für Wedding Planner, von T-8 Wochen bis T+4 Wochen

Die kurze Antwort: ein kleines Projekt mit fünf Phasen

Ein Styled Shooting organisierst du in fünf Phasen: Ziel und Konzept festlegen, Dienstleister anfragen, Absprachen schriftlich festhalten, den Tag minutengenau planen und danach die Bilder auswählen, veröffentlichen und den Beteiligten danken.

Die meisten Texte zum Thema erklären das Styled Shooting aus Sicht der Kamera: Licht, Posen, Bildsprache. Das ist wichtig, aber es ist nicht dein Teil. Dein Teil ist, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, dass das Konzept in jedem Gewerk ankommt und dass am Ende Bilder entstehen, die du für deine Website und dein Portfolio tatsächlich nutzen kannst.

Ein Styled Shooting ist eine inszenierte Hochzeitsszene ohne echtes Paar und ohne echten Hochzeitstag. Alle Beteiligten bringen etwas ein, meist Zeit und Material, und bekommen dafür Bilder. Weil niemand einen Auftrag erteilt, hält nur die Planung zusammen, was sonst ein Vertrag regeln würde. Deshalb lohnt es sich, wie bei einer echten Hochzeit in Phasen zu denken. Wie du so einen Plan für eine Hochzeit aufbaust, steht im Projektplan in Phasen; für das Shooting gilt dieselbe Logik in kleiner.

1. Konzept: wofür die Bilder dienen, Stil, Farbwelt, Art der Location.
2. Anfragen: Fotografie, Location, Floristik, Papeterie, Hair & Make-up, Kleid, Models.
3. Absprachen: wer die Bilder wofür nutzen darf, wie Beteiligte genannt werden, wer welche Kosten trägt.
4. Shooting-Tag: Aufbau, Szenen, Pausen, Abbau, mit Uhrzeiten und Verantwortlichen.
5. Nachbereitung: Bildauswahl, Veröffentlichung, Verlinkung, Notizen für das nächste Mal.

Ziel und Konzept: wofür die Bilder da sind

Bevor du jemanden anfragst, legst du fest, wofür die Bilder gebraucht werden, denn davon hängen Stil, Szenen und die Zahl der Beteiligten ab.

Typische Zwecke sind das Portfolio, die eigene Website, Social Media oder die Einreichung bei einem Hochzeitsmagazin oder -blog. Ein Shooting für die Website braucht Querformate mit Platz für Text und mehrere Motive aus einer Szene. Eine Einreichung bei einem Magazin braucht meist eine geschlossene Geschichte aus Details, Gesamtansicht und Porträts, und die Redaktionen haben eigene Vorgaben. Schau dir diese Vorgaben an, bevor du das Konzept festschreibst, und plane die Szenen danach.

Danach legst du den Stil fest: Farbwelt, Stimmung, Jahreszeit, Art der Location (Gutshof, Loft, Weingut, Garten). Ein Moodboard mit fünf bis zehn Bildern reicht, damit alle Beteiligten dasselbe vor Augen haben. Schreib dazu in drei, vier Sätzen auf, was auf den Bildern zu sehen sein soll und was nicht. Dieser Absatz geht später an jede Anfrage.

Halte das Konzept klein. Ein Shooting mit einer Szene am gedeckten Tisch, einer Szene für die Trauung und einer für Porträts ist an einem Tag gut zu schaffen. Mit mehr Szenen wächst nicht nur die Bildausbeute, sondern auch die Zahl der Umbauten, und jeder Umbau frisst Licht. Beschränke dich auf das, was zu deinem Angebot passt: Wenn du Komplettplanung anbietest, zeig die ganze Linie; wenn du die Teilplanung in den Mittelpunkt stellst, reichen Ausschnitte.

Dienstleister anfragen: was jede Seite einbringt und erwartet

Frag zuerst die Fotografie und die Location an, denn beide legen Datum und Rahmen fest, und alle anderen Gewerke richten sich danach.

In der Anfrage steht der Absatz aus deinem Konzept, ein oder zwei Moodboard-Bilder, ein Wunschzeitraum und ehrlich, was du anbietest und was nicht. Bei einem Styled Shooting fließt in der Regel kein Honorar vom Paar, weil es kein Paar gibt. Kläre deshalb offen, ob die Beteiligten ihre Leistung einbringen, ob Material oder Fahrtkosten erstattet werden und was jede Seite im Gegenzug bekommt. Das Wichtigste sind die Bilder, die Nennung und die Verlinkung.

• Fotografie: Stil und Umfang der Bildauswahl, Zeitfenster, Lieferzeit der Bilder.
• Location: Zugang, Aufbauzeit, Regeln für Dekoration und Technik, Wetteralternative.
• Floristik und Papeterie: Farbwelt, Menge, wann geliefert und wieder abgeholt wird.
• Hair & Make-up, Kleid, Models: Zeitplan am Tag, Zahl der Looks, Anprobe vorab.
• Weitere Gewerke nach Konzept: Tischkultur, Torte, Musik für Bewegtbild, Mietmöbel.

Jede Absage ist früh besser als spät. Plane deshalb eine zweite Wahl für die Gewerke ein, bei denen ein Ausfall das Konzept kippt, vor allem Fotografie und Location. Und sprich mit jeder Seite darüber, was sie sich wünscht. Die Floristik will vielleicht Detailaufnahmen, die Papeterie eine Totale des gedeckten Tisches, das Model ein paar Porträts. Beteiligte, die vorher wissen, was sie bekommen, liefern zuverlässiger.

Für die Anfrage selbst hilft dieselbe Haltung wie im Erstgespräch mit einem Paar: Du fragst strukturiert und hältst die Antworten fest. Eine Vorlage für Fragen findest du im Fragebogen fürs Erstgespräch, den du für das Shooting auf Gewerke statt auf ein Paar umstellst.

Absprachen schriftlich festhalten: Bilder, Nennung, Kosten

Halte vor dem Shooting schriftlich fest, wer die Bilder wofür verwenden darf, wie die Beteiligten genannt werden und wer welche Kosten trägt.

Das muss kein langes Dokument sein. Eine kurze Vereinbarung per E-Mail, die jede Seite bestätigt, schafft Klarheit, bevor jemand Material anliefert oder Zeit einplant. Sie nennt Datum und Ort, die Beteiligten mit ihrer Leistung, die geplante Nutzung der Bilder (Website, Portfolio, Social Media, Einreichung), die Art der Nennung und die Frage, wer welche Auslagen übernimmt. Wichtig ist die Reihenfolge: erst die Absprache, dann der Aufbau.

Frag in der Vereinbarung auch ab, was die Beteiligten selbst mit den Bildern tun möchten. Wenn die Fotografie die Bilder in ihrem eigenen Portfolio zeigen will oder die Floristik sie für Anfragen nutzt, soll das vorher geklärt sein. Ebenso, wann die Bilder geliefert werden und ob es eine Sperrfrist gibt, etwa wenn du die Strecke zuerst bei einem Hochzeitsmagazin einreichen willst.

Alle Dokumente sammelst du an einem Ort: die bestätigten Zusagen, das Moodboard, die Kontaktdaten, den Ablauf. Am Tag selbst willst du nicht in Postfächern suchen. Ähnlich ordnest du Unterlagen, wenn du eine echte Hochzeit an eine andere Person übergibst; das zeigt der Beitrag zu den Unterlagen für die Tageskoordination.

Der Shooting-Tag: Aufbau, Szenen, Pausen, Abbau

Der Ablauf des Shooting-Tages wird rückwärts vom Licht her geplant: Die Szenen mit dem besten Licht stehen im Zeitfenster, in dem es am schönsten ist, alles andere gruppiert sich darum.

Frag die Fotografie, wann sie welche Szene am liebsten aufnimmt, und leg die Reihenfolge danach fest. Meist beginnst du mit den Details und dem gedeckten Tisch, solange noch niemand verschwitzt oder müde ist, und stellst die Porträts in das beste Licht. Hair & Make-up und Anprobe liegen davor und brauchen mehr Zeit, als man denkt. Plane für jede Szene Puffer ein und für jeden Umbau Zeit, die du nicht für Bilder verplanst.

Im Ablauf steht pro Zeile eine Uhrzeit, ein Eintrag und eine verantwortliche Person. Zum Beispiel: „09:00, Aufbau Tisch, Floristik und Papeterie, Wedding Planner prüft.“ Schreib dazu, wer wann vor Ort ist, wann Mittagspause ist und wann abgebaut wird. Wer nur für eine Szene gebraucht wird, bekommt nur die Uhrzeit dieser Szene. So steht nicht das ganze Team den ganzen Tag herum.

• Vorab: Ablauf, Moodboard und Ansprechpersonen an alle Beteiligten schicken, Wetteralternative klären.
• Aufbau: Zugang zur Location, Lieferzeiten, wer was aufbaut und wo es gelagert wird.
• Szenen: Reihenfolge nach Licht, mit Puffern und Umbauzeiten.
• Pausen: Essen und Trinken für alle, auch für Models und Fotografie.
• Abbau: wer was mitnimmt, was zurückgegeben werden muss, Zustand der Location.

Bring ein kleines Notfallset mit, so wie bei einer echten Hochzeit. Nadel, Faden, Klebeband, Sicherheitsnadeln, Tücher, Wasser.

Nachbereitung: Bildauswahl, Veröffentlichung, Dank

Nach dem Shooting wählst du gemeinsam mit der Fotografie die Bilder aus, veröffentlichst sie wie vereinbart, verlinkst alle Beteiligten und dankst ihnen persönlich.

Eine Woche nach dem Tag ist der richtige Zeitpunkt für ein kurzes Dankeschön an alle, noch bevor die Bilder da sind. Ein Satz zu dem, was jede Seite beigetragen hat, wirkt mehr als eine Sammelnachricht. Danach folgt die Bildauswahl: Such die Bilder heraus, die dein Konzept tragen, und prüfe, ob alle Beteiligten mit mindestens einem Motiv vorkommen. Wer kaum oder gar nicht zu sehen ist, macht beim nächsten Mal selten wieder mit.

Veröffentlichen heißt: Website, Portfolio, Social Media und, falls geplant, die Einreichung bei einem Hochzeitsmagazin oder -blog. Halte dich an die Absprache zu Nennung und Sperrfrist und verlinke jede beteiligte Seite so, wie es vereinbart ist. Das ist Teil der Gegenleistung, die du versprochen hast.

Zum Schluss hältst du fest, was du beim nächsten Mal anders machen würdest: wo Zeit fehlte, welche Szene zu viel war, welche Gewerke sich bewährt haben. Zwei, drei Sätze genügen. Diese Notizen sind der Grund, warum das zweite Shooting weniger Aufwand macht als das erste.

So organisierst du ein Styled Shooting in MyWedding Pro

In MyWedding Pro kannst du das Shooting wie ein eigenes Projekt anlegen, mit datierten Aufgaben, Dienstleistern samt Status und Unterlagen sowie einem Ablauf für den Tag.

MyWedding Pro ist für Hochzeiten gebaut. Du legst das Shooting als Projekt in deiner Liste an. Die Liste ist nicht auf eine bestimmte Zahl begrenzt, und jedes Projekt hat seine eigenen Aufgaben, Dienstleister und seinen eigenen Ablauf.

• Aufgaben: Du trägst die Schritte aus der Tabelle als Aufgaben ein und datierst sie relativ zum Shooting-Tag. Die Aufgaben siehst du als Liste, nach Monaten oder im Kalender.
• Dienstleister: Jede Fotografie, Location, Floristik und so weiter bekommt eine eigene Karte mit Status (Angefragt, Angebot erhalten, Gebucht, Aussortiert) und angehängten Dokumenten, etwa der bestätigten Vereinbarung.
• Ablauf: Der Tag mit Uhrzeiten, Einträgen und der Frage, wer was übernimmt. Für Freunde oder Familie, die am Tag mit anpacken, lassen sich Einsatzpläne anlegen.

Was MyWedding Pro nicht übernimmt, bleibt bei dir: Die Vereinbarung mit den Beteiligten schreibst du selbst und lässt sie bestätigen; ein Vertrag oder eine elektronische Signatur gehört nicht zum Funktionsumfang.

Zum Ausprobieren: Du kannst dich ohne Karte registrieren und ein Beispielhochzeitsprojekt ansehen (nur lesbar). Die Karte brauchst du erst, wenn du dein erstes echtes Projekt anlegst und die 14 Tage Testphase starten; währenddessen wird nichts abgebucht. Danach läuft MyWedding Pro als monatliches Abo ohne Mindestlaufzeit.