Was kostet eine Hochzeit mit 100 Personen? Posten für Posten

Die kurze Antwort: ein Durchschnitt als Prüfstein, die Rechnung als Ergebnis

Was eine Hochzeit mit 100 Personen kostet, hängt vor allem an den Posten, die pro Gast berechnet werden: Location mit Catering, Getränke, Torte, Papeterie und Gastgeschenke.

Als Ausgangspunkt gibt es einen datierten Durchschnitt: Der Ratgeber „Hochzeitskosten“ der Sparkasse nennt für 2026 bei 91 bis 120 Gästen durchschnittlich 20.729 Euro, bei 61 bis 90 Gästen 18.873 Euro und bei 121 bis 150 Gästen 23.357 Euro. Die Seite ist eine Branchenquelle, keine amtliche Statistik. Lies die Werte deshalb als Größenordnung, nicht als Preis, den du bezahlen wirst.

Ein Durchschnitt mischt Paare mit ganz verschiedenen Wünschen: Standesamt und Gasthof am selben Tag, Schloss mit Übernachtung, Feier in der Scheune. Nimm ihn als Prüfstein. Liegt deine Rechnung weit darüber oder darunter, prüfst du, ob eine Zeile fehlt oder ob eine Entscheidung, etwa Location, Dauer oder Musik, den Rahmen verschiebt.

Was mit den 100 Gästen wächst und was fix bleibt

Mit der Gästezahl wachsen Essen, Getränke, Torte, Gastgeschenke und Papeterie; fix bleiben Kleidung, Fotografie, Musik, Ringe, Standesamt und freie Trauung.

Sortiere jeden Posten deines Angebots in eine von zwei Spalten:

• Pro Gast: Menü oder Buffet, Getränke, Torte und Desserts, Gastgeschenke. Hier gilt: Preis pro Person mal 100.
• Fix: Standesamt, freie Trauung, Kleidung, Frisur und Make-up, Ringe, Fotografie, Musik oder DJ. Dieser Betrag fällt an, egal ob 50 oder 100 Gäste kommen.

Zwischen beiden liegen Posten, die in Stufen wachsen. Blumen und Deko hängen an der Zahl der Tische, die Raummiete oft am Raum und der Raum an der Gästezahl. Ordne solche Posten so ein, wie sie im Angebot stehen: Steht ein Preis pro Person darin, ist es ein Gast-Posten, steht eine Pauschale darin, ist es ein Fixposten.

Papeterie ist ein Sonderfall. Gerechnet wird meist pro Haushalt, nicht pro Person: Ein Paar bekommt eine Einladung, eine Familie ebenfalls. Bei 100 Gästen sind das deutlich weniger als 100 Einladungen.

Beispielrechnung für 100 Gäste

Die Beispielrechnung für 100 Gäste kommt auf 26.073 Euro, einschließlich 10 Prozent Puffer; sie besteht aus Durchschnittswerten der Sparkasse (2026) und einigen runden Beispielwerten, die als solche gekennzeichnet sind.

Die Tabelle unten zeigt jeden Posten mit Rechenweg. Wo ein Wert von der Sparkasse stammt, steht das in der letzten Spalte. Alle anderen Werte sind frei gewählte Beispiele, keine Durchschnitte, und gehören durch deine Angebote ersetzt.

Die Summe der Posten ohne Puffer ist 23.703 Euro. Davon sind 14.160 Euro Posten pro Gast (knapp 60 Prozent) und 9.543 Euro Fixposten. Der Puffer ist mit 10 Prozent angesetzt, die Sparkasse nennt 10 bis 15 Prozent des Budgets: 2.370 Euro. Zusammen: 26.073 Euro.

Dieser Wert liegt über dem Durchschnitt von 20.729 Euro für 91 bis 120 Gäste. Das ist plausibel: Die Tabelle addiert für jeden Posten einen Durchschnittswert, während viele Paare einzelne Posten gar nicht buchen, selbst machen oder geschenkt bekommen. Freie Trauung, Video, Übernachtung und Shuttle stehen in dieser Rechnung noch nicht einmal drin. Wer alles bucht, landet leicht oberhalb des Durchschnitts.

Was sich gegenüber 50 Gästen ändert

Verdoppelst du die Gästezahl von 50 auf 100, verdoppeln sich die Pro-Gast-Posten, die Fixposten bleiben, und ein paar Dinge wachsen in Stufen mit.

Bei den Durchschnitten der Sparkasse (2026) liegen 31 bis 60 Gäste bei 14.768 Euro und 91 bis 120 Gäste bei 20.729 Euro. Die Gästezahl verdoppelt sich ungefähr, der Gesamtbetrag steigt um etwa 40 Prozent (eigene Rechnung). Der Rest der Summe hängt nicht an der Zahl der Gäste. Der Vergleich bleibt grob, weil in jeder Gruppe andere Paare stecken. Eine ausführliche Rechnung für die kleinere Runde steht in Hochzeit mit 50 Personen.

In unserem Beispiel sind es 14.160 Euro Pro-Gast-Posten bei 100 Gästen. Bei 50 Gästen wäre es rechnerisch etwa die Hälfte, rund 7.080 Euro, während die 9.543 Euro Fixposten stehen bleiben. Pro Kopf wird die Feier mit 100 Gästen dadurch günstiger, im Ganzen aber deutlich teurer.

Drei Stellen verändern sich in Stufen:

• Raum: Ein Saal für 100 Personen ist größer als ein Raum für 50. Frag nach, ob die Miete nach Raum oder nach Gästezahl berechnet wird und ob ein Mindestumsatz gilt.
• Tische: Mit Achtertischen brauchst du für 100 Gäste 13 Tische, mit Zehnertischen 10. Jeder Tisch zieht Deko, Blumen, Möbel und Tischkarten nach sich. Wie du runde Tische sinnvoll besetzt, steht in Tischordnung mit runden Tischen.
• Service: Bei mehr Gästen braucht der Caterer meist mehr Personal. Lass dir schriftlich geben, ob das im Preis pro Person steckt oder als eigene Zeile erscheint, und ab welcher Gästezahl sich der Preis ändert.

Wie sich der Preis pro Gast in der Praxis zusammensetzt, steht in Kosten pro Gast.

Wo du bei 100 Gästen sparen kannst, ohne die Liste zu kürzen

Bei 100 Gästen sparst du am meisten an den Pro-Gast-Posten, weil jeder Euro dort hundertfach zählt: 5 Euro weniger pro Person sind 500 Euro weniger im Ganzen.

• Menü oder Buffet: Lass beide Varianten anfragen und vergleiche den Preis pro Person. Welche günstiger ist, hängt vom Caterer ab.
• Getränke: Frag, ob Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch zu deiner Feier passt, wie lange die Pauschale gilt und was Korkgeld kostet, wenn du eigenen Wein mitbringst.
• Kinder: Frag, ob es Kinderportionen oder einen eigenen Preis für Kinder gibt. Wie ein Kindertisch aussehen kann, beschreibt Kindertisch bei der Hochzeit.
• Wochentag und Saison: Frag die Location, ob der Preis je nach Wochentag oder Jahreszeit abweicht. Das ist je nach Haus verschieden.
• Papeterie: Zähle Haushalte, nicht Personen, und entscheide, ob du Einladungen drucken lässt oder digital verschickst.
• Selbstgemachtes: Bei Gastgeschenken und Deko lässt sich Geld sparen, kostet aber Zeit am Tag davor. Plane sie ein.

An den Fixposten ist weniger zu holen, weil Fotografie und Musik dieselbe Arbeit bedeuten, ob 50 oder 100 Gäste da sind. Wenn dein Rahmen insgesamt sehr eng ist, hilft Hochzeit mit wenig Geld. Bevor du die Gästeliste kürzt, rechne zuerst aus, was ein einzelner Gast tatsächlich kostet: Die Rechnung zeigt dir, wie viel das Kürzen bringt.

Das Budget pro Posten führen: geplant, gebucht, noch verfügbar

Führe für jeden Posten drei Zahlen: was du geplant hast, was schon gebucht ist und was davon noch verfügbar bleibt.

Solange ein Posten nur geplant ist, kannst du ihn verschieben. Sobald er gebucht ist, bindet er Geld. Bei 100 Gästen lohnt es sich, zuerst Location und Catering zu klären, denn sie machen in der Beispielrechnung den größten Block aus, und danach zu sehen, was für die übrigen Posten bleibt.

In der App hat jeder Budgetposten die Werte geplant, gebucht und noch verfügbar. Zahlungen erfasst du mit Fälligkeit und Anhang, zum Beispiel mit dem Angebot als Datei. Die Währung des Budgets wählst du aus EUR, USD, GBP, CHF, CAD, AUD, MXN und BRL; sie wird nur angezeigt, es wird nichts umgerechnet. Die Gästeliste führst du nach Gruppen, mit Kategorie wie Familie oder Freunde und Altersgruppe (Erwachsene, Jugendliche, Kinder, Babys). Daran siehst du, wie viele Erwachsene und Kinder wirklich mitzählen, wenn du der Location die Zahl nennst.

Wie du die Summe auf Posten verteilst, steht in Hochzeitsbudget planen.